Ausgabemöglichkeiten
Als Ziel der Berichtsausgabe haben Sie im Berichtsfenster die folgenden Optionen:
- Drucker
- Exportdatei
- HTML-Dokument
Drucker
Sie können den Bericht zunächst auf dem Bildschirm betrachten (Schalter ).
Bei der Anzeige einer Druckvorschau verwenden Sie die Pfeilschalter in der Symbolleiste zum Blättern innerhalb des Druckdokuments. Der Ausdruck erfolgt über das Druckersymbol. Soll keine Ausgabe erfolgen, drücken Sie den Schalter .
Um den Bericht direkt auszugeben, drücken Sie im Berichtsfenster den Schalter .
Bevor Sie einen Bericht auf einem Drucker ausgeben oder eine Vorschau auf dem Bildschirm betrachten, können Sie einige druckerspezifische Einstellungen (z.B. die Auswahl des Druckers und des Papierformats) vornehmen. Drücken Sie dazu im Berichtsfenster den Schalter .
Hinweis: Die Angabe der Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat) wird im Berichtsfenster eingestellt. Diese Angabe hat Vorrang vor der Einstellung im Druckfenster, das unmittelbar vor dem Ausdruck aufgerufen wird.
Exportdatei
Um die Berichtsdaten zur Weiterverarbeitung in Datenbanken, Tabellenkalkulationen oder anderen Anwendungen zu exportieren, wählen Sie im Berichtsfenster als Ausgabemedium die Option Exportdatei.
Nach Drücken des Schalters geben Sie die Datei an, in die der Bericht geschrieben wird.
Im Dateiauswahlfenster haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, über die Aufklappliste Dateityp das Exportformat festzulegen.
Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:
Text (Tabstopp-getrennt) (Endung .txt):
Der Datenexport erfolgt in eine Textdatei, in der jeder Datensatz in einer eigenen Zeile steht. Die einzelnen Felder des Datensatzes sind durch ein Tabulatorzeichen getrennt.
CSV (Trennzeichen-getrennt) (Endung .csv):
Ähnlich wie die vorherige Option erfolgt die Ausgabe in eine Textdatei, in der jeder Datensatz in einer eigenen Zeile steht und die Felder des Datensatzes durch ein Trennzeichen getrennt sind.
Das Trennzeichen können Sie in den Berichtsoptionen einstellen: Komma (Standard), Semikolon oder Tabulator.
Excel-Arbeitsmappe (Endung .xlsx): Gespeichert werden die Berichtsdaten in einer Datei, wie sie auch in Microsoft Excel oder einem ähnlichen Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden kann.
Die exportierten Daten sind dabei in einem Arbeitsblatt zeilen- und spaltenweise angeordnet.
Kalenderdatei (Endung .ics) für Berichte, die datumsbezogene Datensätze ausgeben (wie der Bericht Einträge / Dienste und Abwesenheiten):
Erstellt wird eine Textdatei im standardisierten iCalendar-Format, mit der Sie die exportierten Einträge als Termine oder Ereignisse in digitale Kalender einlesen können.
HTML-Dokument
Sie können einen Bericht im HTML-Format speichern. Das erzeugte Dokument kann anschließend in gängigen Browsern betrachtet, im Internet oder Intranet veröffentlicht oder per Email versandt werden.
Wählen Sie dazu im Berichtsfenster als Ausgabemedium die Option HTML-Dokument.
Nach Drücken des Schalters geben Sie die Datei an, in die der Bericht geschrieben wird.
Hinweis: Einige Berichte erzeugen neben der Haupt-Ausgabedatei weitere abhängige Dateien. Wenn Sie den Bericht weitergeben, müssen Sie auch diese Dateien mitliefern.