Um einen neuen Mitarbeiter zu erfassen, drücken Sie in der Mitarbeiterverwaltung den Schalter unter der Mitarbeiterliste oder drücken den entsprechenden Schalter in der Symbolleiste.
Hinweis: Sie können Mitarbeiter auch über die Importfunktion erfassen.
Die Eigenschaften eines Mitarbeiters sind in verschiedene Kategorien unterteilt (klicken Sie auf den Titel, um eine Beschreibung anzuzeigen):
Verpflichtend ist nur die Angabe des Nachnamens.
Alle anderen Angaben sind optional.
Sinnvoll kann aber die Eingabe einer eindeutigen Personalnummer sein, da dadurch beim Datenimport einzulesende Datensätze einem Mitarbeiter zugeordnet werden können.
In das Feld Funktion können Sie eine Tätigkeitsbeschreibung eingeben.
Ebenso wie nach Name und Personalnummer kann man die Mitarbeiter auf dem Bildschirm nach dieser Funktion sortieren.
Zu jedem Mitarbeiter gibt es einige Zusatzfelder, in denen beliebiger Text eingetragen werden kann.
Die Beschriftungen dieser Felder können Sie über den Schalter individuell festlegen.
In der Baumansicht sind alle Gruppen aufgelistet, denen der Mitarbeiter angehört.
Eine direkte Zuordnung wird in der Baumansicht durch ein kleines Gruppensymbol vor dem Gruppennamen gekennzeichnet.
Indirekt gehört der Mitarbeiter auch allen übergeordneten Gruppen an.
Gehört der Mitarbeiter einer Gruppe nur zeitweise an, wird die Zuordnung durch einen Kalender symbolisiert.
Drücken Sie den Schalter unter dem Gruppenbaum, um die Gruppenzugehörigkeiten zu ändern.
Markieren Sie die Gruppe, in die Sie den Mitarbeiter einteilen wollen, und drücken Sie den Schalter .
Über den Schalter können Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zur markierten Gruppe zurücknehmen.
Standardmäßig gehört ein Mitarbeiter einer zugeordneten Gruppe für einen unbegrenzten Zeitraum an.
Ist eine Gruppe markiert, in die der Mitarbeiter eingeteilt ist, können Sie über den Schalter temporäre Zeiträume für die Gruppenzugehörigkeit festlegen.
Die Tabelle listet alle Zeiträume der Gruppenzugehörigkeit auf.
Über die Schalter , und können Sie Zeiträume erfassen, bearbeiten und entfernen.
Die Tabelle listet alle Beschäftigungszeiträume des Mitarbeiters auf.
Hinweis: Nur Dienste und Abwesenheiten, die innerhalb eines Beschäftigungszeitraums liegen, werden ausgewertet.
Drücken Sie die Schalter , oder , um einen Beschäftigungszeitraum zu erfassen, zu bearbeiten oder zu entfernen.
Beginn und Ende des Beschäftigungszeitraums können Sie mit einem festen Datum versehen oder als unbefristet ansehen.
Sie können ermitteln, wie viele Stunden der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum arbeiten soll (Sollstunden).
Dazu ist anzugeben, nach welchen Regeln diese Berechnung erfolgen soll.
Im Programm werden die Regeln in einem Arbeitszeitmodell definiert.
Da sich die Regeln für den Mitarbeiter ändern können, werden die zugeordneten Arbeitszeitmodelle mit einem Gültgkeitszeitraum versehen.
Die Tabelle listet alle Arbeitszeitmodelle des Mitarbeiters mit entsprechenden Zeiträumen auf.
Drücken Sie die Schalter , oder , um die Zuordnung eines Arbeitszeitmodells zu erfassen, zu bearbeiten oder zu entfernen.
Wählen Sie aus der Aufklappliste das Arbeitszeitmodell aus.
Hinweis: Ist kein passendes Arbeitszeitmodell vorhanden, müssen Sie zunächst ein neues Arbeitszeitmodell erfassen.
Den Gültigkeitszeitraum der Zuordnung können Sie endweder unbefristet lassen oder mit einem festen (Anfangs-)Datum versehen.
Hinweis: Die Zuordnung ist so lange gültig, bis Sie eine Zuordnung mit einem späteren Beginn erfassen.
Die Tabelle führt alle Abwesenheitsarten auf, die mit einem Urlaubsanspruch verbunden sind.
Für das über der Liste stehende Jahr ist der Gesamtanspruch (Gesamt) angegeben, der sich aus dem Anspruch im laufenden Jahr (Normal) und dem Resturlaub aus dem Vorjahr (Rest) zusammensetzt.
Hinweis: Wenn Sie in der Tabelle eine Urlaubsart vermissen, rufen Sie über das Verwaltungsfenster für Abwesenheitsarten das Fenster mit den Eigenschaften der Urlaubsart auf.
Prüfen Sie dort, ob die Option mit Anspruch verbunden ausgewählt ist.
Einem Mitarbeiter ist zunächst als Anspruch immer der für die Abwesenheitsart festgelegte Standardanspruch zugeordnet.
Drücken Sie den Schalter , um den Anspruch für die markierte Abwesenheitsart zu ändern.
Tragen Sie den Anspruch für das angegebene Jahr und den Rest vom Vorjahr ein.
Hinweis: Sie können den Anspruch auch in Stunden angeben, wenn im Fenster zur Anpassung der Ansicht unter der Kategorie Mitarbeiter die entsprechende Option ausgewählt ist.
In der Liste stehen die dem Mitarbeiter zugeordneten Schichtmodelle mit Gültigkeitszeiträumen.
Drücken Sie die Schalter , oder , um die Zuordnung eines Schichtmodells zu erfassen, zu bearbeiten oder zu entfernen.
Geben Sie den Zeitraum für die Dauer der Zuordnung an.
Wählen Sie aus der Aufklappliste das Schichtmodell aus.
Die Bedeutung des Feldes Einstieg hängt von der Einheit ab, in der der Umfang des Schichtmodells angegeben ist:
Hinweise:
Sie können für den Mitarbeiter für jede Kombination aus Schichtart und Wochentag verschiedene Arten von Einschränkungen angeben, die bei der Planung beachtet werden.
Diese Einschränkungen werden in der Tabelle dargestellt:
Zum Eintragen von Einschränkungen wählen Sie in der Aufklappliste über der Tabelle die gewünschte Restriktion aus, die Sie dann per Markierung mit der Maus in die Tabelle übertragen.
Um die vom Programm berechneten Ist- bzw. Sollstunden zu korrigieren, können Sie zusätzliche Kontobuchungen erfassen, die die berechneten Werte um die eingegebene Stundenzahl verändern.
Das ist dann der Fall, wenn das Gültigkeitsdatum eines Buchungswertes innerhalb des Auswertungszeitraums für die Stundenberechnung liegt.
Die Tabelle zeigt die bisher erfassten Buchungen an.
Über die Schalter , und können Sie Buchungen erfassen, bearbeiten und entfernen.
Geben Sie das für die Buchung relevante Datum an.
In das Feld Wert tragen Sie die Anzahl an Stunden an, um die die Berechnungen korrigiert werden sollen. Auch ein negativer Wert ist möglich.
Zur Erklärung der Buchung können Sie eine Bemerkung hinterlegen.
Zur Erreichbarkeit des Mitarbeiters können Sie Adress- und Telefondaten erfassen.
Ist eine Emailadresse eingetragen, können Sie über den Schalter mit dem Briefsymbol ein im Betriebssystem mit dem Befehl MAILTO verknüpftes Standardprogramm zum Emailversand aufrufen.
Soll der Mitarbeiter im Dienstplan mit eigenen Farben angezeigt werden, legen Sie diese über die Farbschalter fest.
Weiterhin können Sie wählen, ob der Name in fetter Schrift ausgegeben werden soll.
Zum Mitarbeiter können Sie eine mehrzeilige Notiz erfassen
Die Länge ist dabei auf 1000 Zeichen begrenzt.